Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy sposób wystawiania faktur, który już niedługo obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Po podpisaniu ustawy przez Prezydenta RP 27 sierpnia 2025 r., wiemy już dokładnie, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy, kogo obejmie i jakie zmiany wprowadza.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
Terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF zostały potwierdzone ustawowo i prezentują się następująco:
- 1 lutego 2026 r. – KSeF obowiązuje firmy, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła 200 mln zł w 2025 r.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym także tych zwolnionych z VAT.
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych firm, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Co to jest KSeF i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przedsiębiorcy będą zobowiązani wystawiać, wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane (w formacie XML). System umożliwia pełną kontrolę nad obiegiem faktur i automatyczne raportowanie danych do urzędu skarbowego.
Najważniejsze zmiany w KSeF 2026 – co warto wiedzieć?
Podpisana ustawa wprowadza kilka istotnych nowości, które mają ułatwić korzystanie z systemu i dostosować go do realiów prowadzenia biznesu:
- Tryb offline w KSeF – co to jest?
Nowością jest tzw. tryb offline24, który pozwala wystawić fakturę bez dostępu do internetu (np. podczas awarii lub w sprzedaży poza UE). Warunki:
- Faktura musi być wystawiona z poprawną datą (pole P_1).
- Dokument należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Wymagany jest certyfikat KSeF, który można pobrać wcześniej (od 1 listopada 2025 r.).
- Możliwość dodawania załączników do e-Faktur
Od 2026 r. podatnicy mogą dodawać załączniki do faktur wystawianych w KSeF, co dotychczas było niemożliwe. Aby korzystać z tej opcji, trzeba zgłosić zamiar przesyłania załączników. Załącznik staje się integralną częścią e-Faktury. - Certyfikat KSeF – kiedy i jak pobrać?
Certyfikat umożliwiający autoryzację w KSeF będzie dostępny od 1 listopada 2025 r. Pozwoli to przedsiębiorcom odpowiednio wcześnie przygotować systemy księgowe i pracowników do pracy w nowym środowisku.
Czy będzie można korzystać z kas fiskalnych po wejściu KSeF?
Tak, zgodnie z aktualnymi przepisami, do końca 2026 roku nadal można korzystać z kas rejestrujących. Dotyczy to szczególnie sprzedaży detalicznej (B2C), gdzie paragony fiskalne są nadal wymagane.
Okres przejściowy bez kar – do kiedy?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca 2026 r.:
- Nie będą naliczane kary za błędy w KSeF.
- Nie trzeba będzie podawać numeru KSeF w przelewach (także przy podzielonej płatności – MPP).
- Nadal można korzystać z kas fiskalnych.
- Będzie prowadzona kampania edukacyjna i wsparcie dla przedsiębiorców.
Podsumowanie: KSeF 2026 – przygotuj się wcześniej
KSeF wchodzi w życie etapami, ale przygotowania warto zacząć już teraz. Niezależnie od wielkości firmy, zmiany w fakturowaniu są nieuniknione. Wczesne wdrożenie systemu, przeszkolenie zespołu i przetestowanie integracji to najlepszy sposób, aby uniknąć stresu i błędów w przyszłości.