Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w polskim obiegu dokumentów, która budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Jako biuro rachunkowe Optima Ostróda, codziennie spotykamy się z wątpliwościami dotyczącymi kosztów i technicznych aspektów tego rozwiązania. Najczęstsze z nich brzmi: „Czy za KSeF trzeba płacić?” oraz „Czy mój obecny program do faktur będzie nadal działał?”. Postanowiliśmy zebrać kluczowe fakty w jednym miejscu.
Czym dokładnie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma teleinformatyczna. Jej głównym zadaniem jest ujednolicenie standardu wystawiania, otrzymywania oraz archiwizacji tzw. faktur ustrukturyzowanych. System ten jest prowadzony przez administrację skarbową, a jego celem jest zwiększenie transparentności rozliczeń oraz walka z nadużyciami w podatku VAT.
Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: faktura nie będzie już tylko plikiem PDF wysłanym mailem, ale ustrukturyzowanym zbiorem danych, który trafia bezpośrednio do rządowej bazy.
Czy korzystanie z systemu KSeF jest bezpłatne?
Mamy dobrą wiadomość: sam dostęp do systemu KSeF jest całkowicie bezpłatny. Podatnik nie ponosi żadnych opłat na rzecz administracji publicznej za:
-
wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
-
przesyłanie i odbieranie dokumentów,
-
archiwizację faktur w systemie przez ustawowy okres.
Ministerstwo Finansów zapewnia darmowe narzędzia, które umożliwiają obsługę faktur bez konieczności ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych. Jest to ukłon w stronę mikro- i małych firm, dla których cyfryzacja procesów nie powinna wiązać się z nadmiernym obciążeniem budżetu. Oficjalna aplikacja dostępna jest pod adresem: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.
Własny program do fakturowania – co z kosztami?
Wielu z Państwa korzysta z komercyjnych programów księgowych lub systemów typu ERP. Takie narzędzia znacząco ułatwiają życie: automatyzują procesy, integrują się z magazynem i pozwalają na szybkie rozliczanie płatności. Jak to wygląda w kontekście KSeF?
Mimo że system państwowy jest darmowy, dostawcy oprogramowania komercyjnego mogą pobierać opłaty za dostosowanie swoich systemów do nowych wymogów. Dlaczego tak się dzieje?
-
Programy muszą zostać zaktualizowane, aby generować faktury w odpowiedniej strukturze logicznej (XML).
-
Aplikacje muszą bezpiecznie łączyć się z serwerami Ministerstwa Finansów, aby odbierać numery identyfikacyjne faktur.
-
Firmy informatyczne ponoszą koszty utrzymania serwerów i wsparcia technicznego dla nowych funkcji.
Opłaty te mogą przyjąć formę jednorazowej aktualizacji lub wyższego abonamentu. Warto więc sprawdzić u swojego dostawcy, jak wygląda cennik wdrożenia modułu KSeF.
Najprostsza metoda logowania: Bankowość elektroniczna
Dla wielu przedsiębiorców barierą bywają kwestie techniczne. Na szczęście ustawodawca przewidział kilka metod uwierzytelnienia. Najprostszym i najszybszym sposobem na wejście do systemu jest skorzystanie z loginu bankowego.
Logowanie przez bankowość elektroniczną (tę samą, której używasz do sprawdzania stanu konta firmy) jest rozwiązaniem idealnym dla mniejszych podmiotów. Nie wymaga posiadania płatnego podpisu kwalifikowanego ani zaawansowanej wiedzy informatycznej. Jest to metoda intuicyjna, szybka i – co najważniejsze – zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.
Podsumowanie: O czym warto pamiętać?
Przejście na KSeF to proces, do którego warto przygotować się wcześniej. Choć państwowe narzędzia są darmowe, komfort pracy z własnym, zintegrowanym programem może być wart dodatkowej opłaty u dostawcy oprogramowania.
W biurze Optima Ostróda trzymamy rękę na pulsie zmian podatkowych. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące tego, jak KSeF wpłynie na współpracę z naszym biurem lub potrzebują wsparcia w wyborze odpowiedniej ścieżki wdrożenia – zapraszamy do kontaktu.